#N85 | Protección de datos, un servicio al alcance de todos los colegiados

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La LOPD, Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal 15/1999, es una ley de obligado cumplimiento para todas las empresas. Su incumplimiento, tal como informa el Colegio Profesional de Mediadores de Seguros de Alicante, puede acarrear duras sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos que van desde los 900 hasta los 600.000 euros. Por este motivo el Consejo General de los Colegios de Mediadores de Seguros, así como diferentes colegios provinciales ponen a disposición de los mediadores una serie de servicios relacionados con la adaptación de los despachos a la LOPD.

De acuerdo con la Ley, son datos de carácter personal cualquier información concerniente a personas físicas o identificables, es decir, toda información que aporte datos sobre una persona física o bien que a través de dicha información se pueda llegar a identificar.

Hoy en día, cualquier empresa cuenta con este tipo de datos de carácter personal, ya sean datos de clientes o incluso datos de los propios empleados como por ejemplo en las nóminas. Debido al gran desconocimiento sobre esta Ley, solo un mínimo porcentaje de las empresas españolas cumple con la LOPD pero recordemos, el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento. Todas las empresas deben por tanto cumplir con una serie de factores técnicos y organizativos para garantizar la seguridad de dichos datos y que en resumen, son los siguientes:

– Legalizar todos los ficheros automatizados en la Agencia Española de Protección de Datos.
– Legitimar todos los datos que sean almacenados en dicho ficheros.
– Garantizar la protección de dichos ficheros, adoptando las medidas de seguridad oportunas, además de crear y mantener el Documento de Seguridad Homologado.
– No todos los ficheros son iguales, diferenciándose en tres niveles: Nivel Básico, Nivel Medio y Nivel Avanzado.

Estos niveles dependerán del tipo de datos a almacenar y contemplan distintas actuaciones a la hora de adaptar su empresa a la LOPD.

Así, en la plataforma lopd.consejoservicios.es habilitada por el Consejo General el colegiado podrá llevar a cabo la adaptación de su empresa a la LOPD. Con nuestro sistema de Adaptación Guiada, dispondrá de asistentes que le guiarán en el proceso, incluso sin necesidad de conocimientos previos sobre la Ley puesto que todos los conceptos clave se van explicando conforme sea necesario.

Al tratarse de una plataforma completamente online el profesional no se ha de preocupar de instalaciones en equipos locales, con la seguridad de disponer del sistema en todo momento y que siempre contará con las últimas actualizaciones de manera automática.

Gracias a la utilización del sistema de Notificaciones Telemáticas con Firma Digital, la plataforma proporciona una conexión directa con la Agencia Española de Protección de Datos.

La plataforma también permite desde identificar los ficheros de datos personales de su empresa, hasta la notificación online instantánea a la AEPD, lo que supone un importante ahorro de tiempo y coste en comparación con notificaciones en formato papel.

Otra de las ventajas de la plataforma es la generación automática de Documentación, que permite tener toda la documentación siempre actualizada, desde el Documento de Seguridad obligatorio, hasta el Manual del Empleado, pasando por Contratos de Encargado de Tratamiento, Cláusulas de confidencialidad para empleados, Cláusulas informativas para empleados y usuarios, etc.

Con el fin de facilitar al máximo el mantenimiento de la adaptación el Consejo ofrece un sencillo mantenimiento con disponibilidad total 24×7 que incluye gestión de incidencias de seguridad, Recepción y atención a peticiones ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición), Gestión de usuarios, Creación de perfiles, Inventario de Soportes y Control de Copias de Seguridad.

Otra de las utilidades de la plataforma es la Auditoría Online, que permite que el profesional audite su empresa comprobando el estado de implantación de las medidas de seguridad. La Plataforma LOPD recordará automáticamente cuando debe realizar las auditorías obligatorias por ley.

Tras cada auditoría se genera el Informe Técnico de Evaluación y Recomendaciones de Seguridad, detallando tanto los puntos que se cumplen como los que no, y ofreciendo en cada caso recomendaciones para corregir las deficiencias encontradas. A 31/12/2016 están adscritos a este servicio del Consejo General un total de 225 colegiados.

Servicio gratuito en Valencia
El Colegio Profesional de Mediadores de Seguros de Valencia ha introducido en el presente ejercicio un servicio relativo al cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos, al que desde este año podrán acceder todos los colegiados de manera gratuita. La empresa proveedora es Ivarstech que, entre otras cuestiones, ofrecerá la resolución de consultas y asesoramiento respecto de las obligaciones y deberes establecidos en la normativa vigente de protección de datos o la implantación y/o auditoría de los despachos.

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